数智化变革下集团司库体系建设:司库2.0实施路径探析
2022年1月,《关于推动中央企业加快司库体系建设进一步加强资金管理的意见》的通知发布,明确要求中央企业“将司库体系建设作为促进财务管理数字化转型升级的切入点和突破口,重构内部资金等金融资源管理体系”。以产业资金特点、资金管理模式发展阶段、资金信息化成熟度与集团司库业务需求核心为关键因素,科学划分司库体系建设三个阶段目标和重点任务,三个阶段对应司库1.0至司库3.0。上篇司库1.0,搭建司库组织与制度体系,对集团内的收支进行妥善管理和监控,实现了集团国内资金的可视、可控与可调。
本篇司库2.0主要是针对于具有一定信息化基础的企业,依托大数据、人工智能等新技术,引入新型司库管理模式,借助开放银行金融服务,扩展资金业务广度与深度,借鉴业界最佳实践,升级集团司库体系。在理念上,“司库价值引领、共享数据驱动”;在组织变革上,从多资金管理组织向整合金融资源的集团司库中心转变,从分单位独立的资金结算向标准化、流水化、专业化资金共享中心(全球支付指令工厂)转变;在资金业务内容上,从境内账户资金可见、可控、可调向全球账户资金的查看资金余额、监管账户每一笔收支、调回资金至集团,从境内本币现金池向“外币现金池”、“票据池”、“现金流量预算池”、“往来款项凭证池”等资产池扩展,实现资金业务全面监控与风险智能预警,具备在全球范围内统一配置和调度资金等金融资源的能力。
一、司库组织体系
大型企业集团强化集团总部、内部金融机构、各级单位“三位一体”司库组织保障,形成司库执行、司库服务与司库管控三层。实行“集团总部管政策、金融机构强服务、各级单位抓执行”的分级管理模式,在司库执行层采用资金支付工厂模式,提高资金结算规范化与专业化水平;在司库服务层构建境内外资金池与票据池,服务于集团产业链成员单位,在司库管控层从战略高度实施资金管理和筹划,对银行账户、资金归集、资金结算、融资管理、金融衍生业务、资金业务等业务实行集约和精益管理,有效保障司库管理体系高效协同运行。
二、司库2.0系统功能框架
司库管理系统应用对象是作为司库中心的集团财务部或财务公司。在集团公司统一规划、统一建设、统一管理下,建立财务公司、国际财司、二级单位资金中心、集团内金融单位多级联动的资金管理体系,强化资金收支集中管理能力,加速资金周转效率,促进集团整体管理水平和管理效果的提升,为集团产业金融发展战略夯实基础。
司库管理系统功能架构分为技术组件、业务操作、资金运营与决策分析四个层面。业务操作层包括账户管理、票证与资信管理、结算管理和银企/财企直联;资金运营层包括资金池、资金计划管理、贷款管理、应收款项管理;决策分析层包括风险管理与分析决策。
三、司库2.0产品功能介绍
1.总分联动的资金集中
1)账户体系设计
集团在司库中心开设总账户,用于资金归集;企业集团所属单位在司库中心开设资金池内部账户,建立上下级的联动关系,同时在银行建立账户并与资金池内部账户建立联动关系,用于日常收支。银行方面,司库中心在签约银行设立主账户。基于这种模式,开立在司库中心的总分账户和开立在银行的总分账户,以及开立在司库中心的结算账户和开立在银行的分账户之间均建立了联动关系,实现资金的自动划拨,而且银行的总分账户之间、银行和司库中心总账户之间实现了信息的实时交互。
2)收付流程
企业收到外部收入时,先进入分账户,银行根据总分账户的对应关系实时归集到司库中心在银行开立的总账户;同时,将相关信息传给运营资金共享管理平台,司库管理系统通过分账户与企业司库中心内部结算账户的对应关系将收入款项记账到企业司库中心内部结算账户。
企业对外支付款项时,司库管理系统将支付款项记账到企业司库中心内部结算账户,同时,将相关信息传给银行系统。银行根据总分账户的对应关系将付款金额从司库中心总账户划拨到分账户,由分账户实时对外支付。这种方式实现了收入的实时上划、信息的实时汇总与支付的实时拨付,并且进一步减少了分账户的沉淀资金。
3)日终归集
通过总分账户联动管理收付款业务后,日终司库中心还需按照企业要求的资金归集路径逐级进行内部资金归集。日终,当所属单位结算账户中余额为正数时,在司库中心内部进行逐级上收,最终上收到集团公司在司库中心开设的总账户中;当所属单位内部结算账户余额为负数时,上级单位对其进行透支补齐。
2.业务计划驱动的资金计划管理
实现以业务为源头,全范围、全流程的资金计划管控体系,准确预测资金缺口,支持各类融资方案制定。资金计划管理实现集团资金的有效调配和管理,配合集团及其成员单位统筹并灵活运用资金,充分发挥其经济效用。
按照“量入为出、以收定支”的原则做好集团资金计划安排,维护资金链安全和平衡;子企业细化资金计划与业务计划的衔接,建立年度预算确定总盘、月度计划滚动调整的资金动态管控机制,有条件的企业可细化至按周管控,有效控制资金头寸,提升资金使用效率。严控预算外项目支出,做到“有预算不超支,无预算不开支”,确有需要的预算外支出履行相应的审批程序,加强资金预算执行情况的分析、监督与考核,强化预算刚性约束。
加强现金流量计划过程管理,以项目现金流量计划全生命周期管理为主线,开展中长期现金流量计划与年度现金流量预算,进行月度现金流量滚动预算,以周现金流量收支计划为实际资金收支执行依据,通过搭建资金计划管理平台,定时自动取数编制综合资金日报、月报资金变动和资金计划执行分析,以“管好总量、盘活存量、统筹策划、综合平衡”为原则,全面落实以收定支、量入为出、动态管控,完成净现金流考核指标。
1)资金计划编制
设置资金计划维度、资金计划表单、资金计划项目、审批流程等计划要素,支持多口径、多层级计划数据编制、汇总、上报、审批和下达等。支持按法人、项目等维度进行资金计划的编制,按不同的维度进行汇总。
2)资金计划调整
资金计划在执行过程中可动态手动调整,审批通过后系统按照调整后的计划进行后续资金控制。
3)资金计划执行控制
设置资金计划控制规则,支持付款控制、预警提醒等刚性与柔性相结合的资金计划控制策略。实现部门费用、专项资金等在支出时按照计划控制总额或分项控制金额进行控制,保障资金计划的有效执行。
实现资金计划与收付款结算模块自动耦合,做到计划、业务、合同审批、支付、结算、核算整个链条全自动化完成,中间不再需要人工干预,大大提高审批效率。
4)资金计划查询分析
资金计划查询分析将按照法人、时期、项目等维度,进行资金计划执行情况分析,实现仪表盘展示。
3.支付工厂模式的资金结算
1)资金共享中心概念
在支付管理中,引入“共享服务”理念,以财务共享中心为平台,将其账户管理集中、网银操作集中、银企互联对接,便形成了像工厂一样的流水线、模块化的运作方式,构建全球支付指令工厂,定义为资金共享中心。
资金共享中心通过账户管理和付款的集中,按照“简单化、流程化、标准化、信息化、智能化”的管理思想,将资金支付的流程分解,将分解的各环节进行优化,并进一步标准化、信息化、流程自动化、资金审核智能化,满足资金支付快捷和安全的要求。
2)统一支付操作
统一支付操作包括统一支付指令、统一网银付款、统一付款入账和统一账户对账,即所有的支付指令由资金共享中心发出,所有由网银服务的付款和资金核算由资金共享中心统一完成,所有集中管理的资金账户由资金共享中心完成对账。
在资金共享平台及资金共享中心模式的支撑下,整个付款的流程为:所有经济审核的单据,才能生成有效的付款指令;所有的付款包括付款录入、财务授权、业务授权三个环节,都由资金共享中心付款录入付款,经过属地人员二级双授权、共同控制,才能完成资金的对外支付。
依照资金共享中心模式改造支付流程后,执行权、控制权和监督权相互分离,使企业集团能够控制支付环节的风险;同时,资金共享中心建立了企业和银行安全通畅的信息交互通道,帮助企业快速高效的在客户端通过调用数据接口完成各项指令,资金支付效率大大提升。
4.票据池
建立集团统一的“票据池”,为集团企业及其下属成员单位提供统一管理所持商业汇票的服务,包括票据预托管、票据查验、托管、贴现、质押、到期托收、在线贴现、池融资、查询统计等服务,积极通过与票据交易所、银行等机构系统直联,力争实现票据信息的动态采集、可视监控和兑付预警,提供统一支配和使用内部票据的解决方案,实现资源共享。
对于纸票提供预托管、贴现、质押、委托收款等申请;对于电票提供贴现、质押、背书转让、保证、提示付款、追索、审验等申请,实现入池、质押、贴现、解押、背书、托收、解付等全票据业务流程、标准化操作规范。将票据纳入资金计划管理,充分利用票据参与结算,提高票据使用效率。在做好风险控制和内部转移定价的基础上,探索开展集团内部电子票据的统筹使用,进一步提高票据周转效率。
应付票据包括应付票据开立申请、应付票据登记、票据付票、票据付款、票据拒付、票据退库、退票、应付票据查询等业务。
应付票据登记:客户在开具(银行/商业)承兑汇票后,需要将汇票在系统中进行登记。信息录入后可选择是否需要审核操作,审核操作主要是对入库信息的审查复核。
应付票据签发、兑付:承兑汇票开具后并已将承兑汇票付给收款方,操作用户需要将票据的状态修改为票据付票;承兑汇票到期后收款方将票据托收收款后,财务人员需要将票据状态修改为票据付款。
应付票据查询:操作用户可根据多维度条件对应付票据进行筛选查询,点击票据号码也可查看每张承兑汇票的详细信息。上级单位对下级单位有数据管理查看权限。
应收票据包括应收票据登记、票据承兑、票据贴现、票据质押、票据背书、退库、退票、解押、应收票据查询等业务。
应收票据登记:客户在收到第三方开具或者背书转让的承兑汇票后,需要在系统中进行录入操作,数据录入后如需要审核,操作人员还需要对登记的票据信息进行审核。
应收票据背书转让:背书时提交背书申请,录入客户相关信息,审批通过后,需要做背书处理,将票据状态改为背书。
应收票据退票:客户在收到承兑汇票后,如发现承兑汇票有问题无法进行支付,可通过退票功能将票据退回上一手客户。
应收票据承兑、贴现、质押:票据系统除了支持内部流转外,还支持票据转到代保管银行的操作。票据在转入银行代保管或者企业自行管理,根据自身运营情况,会对票据进行承兑、贴现、质押等操作。承兑需要填写账号和金额,贴现需要填写贴现的利率、贴现的金额等,质押需要填质押方式、质押银行等。
应收票据查询:操作用户可根据多维度条件对应收承兑汇票进行筛选查询,点击票据号码也可查看每张承兑汇票的详细信息。上级单位对下级单位有数据管理查看权限。
5.授信担保与融资管理
支持授信、融资、担保、供应链金融、资产证券化等融资相关业务的全流程线上闭环管理,将授信、担保业务与融资业务相关联,实现融资预算及授信对融资业务的双重管控。通过融资类合同的集中管理及多维度统计查询,为合理控制融资规模、降低财务费用提供有力支撑。
1)担保管理
担保管理包含开立担保申请以及登记、审核弃审、修改、查询打印等功能。记录担保人、被担保人、业务办理银行、担保方式、生效日、到期日、相关费用等。涉及的信息登记都支持上传附件、走审批流等,形成可查询台账。
系统提供担保的申请与登记管理,包括担保申请单与担保合同登记单。担保合同登记单引用担保合同申请单,并将相关信息自动带到登记单上。银行贷款需要担保时,关联引用担保合同登记单。
2)授信管理
授信是指银行向客户直接提供资金支持,或对客户在有关经济活动中的信用向第三方作出保证的行为。授信管理系统主要包括授信申请、授信的登记和展期注销等功能。授信合同管理,主要包含授信申请,合同登记,授信额度占用和释放、合同变更,合同注销,授信额度分配和调整。
系统提供授信的申请与登记管理,包括授信申请单、授信登记单,主要记录授信额度、用途等信息。
授信申请单:支持集团及成员单位在系统中发起授信申请,申请信息主要包括申请单位、申请授信金额、币种、授信机构、授信种类、品种以及各品种额度、开始日期、结束日期、期限、担保方式等。
授信登记单:引用授信申请单,并将相关信息自动带到登记单上,对于需要担保的授信进行担保合同登记单关联。银行贷款时可关联引用授信登记单。
授信合同登记,成员单位与银行签订授信合同后,在系统登记授信合同信息,包括授信银行、合同编号、授信评级、可循环/一次性、授信币种及金额、授信起始日及到期日、所占担保等信息。区分授信品种的授信合同,在合同登记时按各授信品种设置最高可用额度以及占用方式(一次性/可循环)。
授信额度占用和释放包括对所有用信业务的授信额度占用,还款的时候释放授信,最后对授信占用情况出具统计表。
3)银行贷款管理
公司与银行签订贷款合同之后,由财务专员将贷款合同录入资金系统,在资金系统中对合同信息进行登记,登记完成之后根据银行每次放款情况,录入放款信息,放款之后即可对放款信息进行还款。
银行贷款管理包括银行贷款申请单、贷款合同登记单、银行贷款放款单、银行贷款还款单、预提利息单。
银行贷款申请审批通过后,可准备相关资料向银行申请贷款。
银行贷款成功后,将与银行签订的贷款合同登记在系统中,并关联银行贷款申请单、授信登记单,银行贷款金额不能超过授信额度,如需担保则与担保和通过登记单关联。
银行放款后,在系统中进行银行贷款放款登记,并关联银行贷款合同登记单,并自动生成银行存款的凭证推送至核算系统。
按预提方式,如月或季度等进行利息预提,选中上方放款单,点预提利息,生成下方预提利息单单据列表,计息日期可手段选择,一般按12月进行分段计息。
贷款还款:银行扣款后,线上记录还款台账,以及生成相应的还款凭证。
贷款合同展期:当贷款合同到期银行允许进行贷款展期时,企业可根据情况对贷款合同进行展期。当合同已经展期时,贷款合同记录合同展期情况,并且贷款利息按照贷款展期利息进行计算。
贷款查询:系统支持客户通过多条件的组合查询筛选贷款合同,并对贷款合同情况进行查询统计。
四、司库2.0建设案例
1.某制造集团司库系统建设
1)建设背景
围绕集团财务部的资金管控需要,完成资金的融资管理相关业务的信息系统建设。使用司库管理平台实现对集团的信贷管理、授信额度管理、担保管理、债券管理、融资租赁以及对相关数据的查询分析。通过司库管理平台的建立,实现以集团财务管理体系为主的资金综合信息共享平台,提供以企业资金指标为核心的方便易用的多种查询支持。
2)建设内容
集团司库管理系统主要包括以下业务模块:
授信管理:授信管理登记管理企业从银行获取的授信额度。企业从银行获取授信以后,可进行贷款、贸易融资、票据融资等业务。
借款管理:主要包括金融机构借款、委托贷款、承兑汇票、信用证、融资租赁和银行保函业务信息采集管理。
债券管理:债券注册,债券是企业依照法定程序发行,约定在一定期限内还本付息的有价证券。债券登记,提供债券登记功能。
还款管理:针对各类借款单的还款信息采集及管理,包括金融机构还款单、委托贷款还款单、承兑汇票还款单、信用证还款单、融资租赁还款单、银行保函还款单等。
查询分析:查询分析分为产权组织和管理组织查询。产权组织和管理组织下面分为授信余额查询、带息负债查询、债券查询。
3)建设成效
统一资金管理业务体系和报送审核流程
将集团资金管理业务范围内的授信管理、借款管理、还款管理,应用统一的指标定义、名称纳入到集团资金管理系统中填报,实现上级对下级单位资金信息的监控;从集团层面统一财务业务信息采集口径,统一报送流程,避免数据的重复填报和数据的二义性,提高了数据的时效性;实现数据的集中统一管理,统一维护、统一对外发布。
实现企业信息全生命周期管理
系统实现了集团的资金管理流程,通过指定统一填报规则,完成集团层面的资金管理工作,基础单位在数据录入的同时系统实时完成查询工作,通过系统支持的功能,提高了内部资金管理效率,减轻了集团业务人员资金管理的工作量,提高了资金数据的准确性和及时性。
支持各类分析、查询模型,提升数据价值
系统集成企业各类分散的资金信息,应用系统提供的强大的分析工具,提供直观丰富的图形、表格、仪表盘等数据展示方式,让企业高层人员实时了解企业的经营全貌,并能及时调整经营策略,维护企业稳定发展,提高决策的效率。
2.某机场集团司库系统建设
1)建设背景
在经济转型的新常态下,为贯彻落实集团深化企业改革,实现“建立运行高效的、资金安全可控的集团化管理模式”的总体目标,机场集团开始了司库资金信息系统项目建设工作。
2)建设内容
机场集团司库管理系统建立了账户管理、资金结算、资金归集下拨、存款计息、资金计划、银行对账等功能模块,满足资金日常业务需求。
实现了资金计息,计息操作统一,利息分配单确认后,统一自动生成支付单进行利息支付。
实现了银行对账功能,确保资金共享管理中心与各归集账户之间账务的准确性,并确保资金共享管理中心内部存款与银行归集下拨流水的一致。
实现了资金日报,并对接生产经营决策支持系统,为生产经营提供资金数据支撑,增加资金信息预警设置,及时预警异常信息。
实现了银行对账功能,确保资金管理中心与各归集账户之间账务的准确性,并确保资金管理中心内部存款与银行归集下拨流水的一致。
与CA系统进行对接,实现登录时进行CA认证功能;与HR系统进行对接,实现组织、职员信息接收、更新,薪酬数据同步;与EAM系统进行对接,实现资金卡片信息接收、变动信息同步、传递资产价值、折旧等功能;与中行、建行实现了银企直联,实现了公对公转账汇款、公对私转账汇款、公对公定向账户支付、交易流水查询、支付状态查询、账户余额查询等8个接口功能。
3)建设成效
加强了统一管理银行账户和资金集中管理
通过银行账户管理、内部账户管理模块,实现企业账户集中管理并建立企业现金池。实现所有归集户的集中管理,集中管理了215个资金账户,其中归集户121个,非归集户94个。随着项目不断的建设,逐步优化资金池中资金归集模式,采用逐级归集模式管理各单位资金,使资金管理工作在规范的基础上更加灵活;采用各级资金中心分层计息,确保计息工作清晰准确;采用联动下拨功能,确保下拨工作及时准确进行,提高各单位支付效率;同时配合资金池工作,对应调整账务处理逻辑,根据归集下拨流水自动生成凭证,确保财务工作有序进行。
加强资金结算规范管理,实现集团资金“看得见”目标
通过银企直联平台打通企业和银行的结算业务,建立了与中行、建行等六家战略合作银行的银企直联,实现企业集中结算业务。目前已实现联动下拨3474笔,工农行归集业务1919笔,工、农、浦发线上支付1314笔,获取银行回单504839笔。另外,在结算环节增加了智能预警平台,实现了同金额付款预警、单笔付款预警、累计付款预警等多种付款预警策略,增加机器+人工处理相结合的模式,确保资金支付安全。
构建资金共享管理中心,实现国内支付指令工厂
在国内支付管理中,以财务共享服务中心为平台,负责将所有资金支付集中,通过标准、统一、规范及高效的操作,从支付指令的提出到支付指令的发出,经过属地单位财务主管二级双授权、共同控制,完成资金的对外支付。
加强了资金预算约束管理,配合资金池模式,实现资金的管得住,所有资金流有痕使用;通过资金计划的编制和控制,实现企业资金收支业务的控制和统计分析。
加强了债务融资严格管理,实现了集团年底融资总额和银行授信资源统一管理,支持了战略决策;通过融资管理功能,使企业掌控整个企业外部融资情况,给高层领导提供有力的数据支撑。